İlgili Şube Müdürü : Taner AYTAÇ İlgili Memur : Murat ÇEVİK Birim Telefon: 658 24 57 / 15, 19 Birim Fax:  658 01 75

İlgili Memur : Murat ÇEVİK

GÖREV TANIMI 

a)   Cumhurbaşkanı, Başbakan, Bakan, Müsteşar ve Vali’nin kuruma ve bağlı kurumlarımıza yapacakları ziyaretlerde gerekli tedbirleri almak,Her türlü toplantı, tören, protokol ve etkinlikler için kullanılacak alanlara (ilgili birimlerle koordineli) bayrak, flama asılmasını sağlamak, ulusal bayramlarda ve önemli günlerde iç ve dış mekanlara Atatürk afişi, bayrak ve flamaların asılması ile ilgili işlerin yapılmasını sağlamak,

b)   Uluslararası düzeyde ve nitelikte düzenlenen her türlü toplantı ve tören; dış ülkelerden gelen resmi kişi veya heyetlerin kabulü ve bunlarla yapılan toplantı ve görüşmeler; dış ülkelere yapılacak  resmi gezi ve ziyaretlerle ilgili iş ve işlemleri gerçekleştirmek, programları yapmak,

c)   Ulusal ve kurumsal her türlü toplantılarda  ve törenlerde, törensel etkinliklerde, davet ve ziyafetlerde alan, salon, masa ve oturma düzenlerini planlamak;  bu tören ve törensel etkinliklerde, davet ve ziyafetlerde davetlileri (konukları) karşılamak ve kendilerine eşlik ederek onları protokoldeki yerlerine oturtmak,

d)   Törenler, törensel etkinlikleri, davet ve ziyafetler için davetiye kartları hazırlamak ve bu davetiyeleri davetli kişiye ve kurumlara göndermek. Davetli listesi tutmak ve bu listeyi  güncellemek,

e)   Yurt dışından gelecek (davet edilen veya kabul edilen) kişi ve/veya heyetle ilgili olarak karşılama, ağırlama, konaklama, toplantı, ziyaret, gezi, eğlence, dinlence ve uğurlama programı hazırlamak. Bu konuda makamdan onay almak; ilgili birimleri ve kurumları zamanında  bilgilendirmek,

f)   Yabancı konuk kişi ve/veya heyetlerin, kurumda ve diğer kurumlardaki ziyaretlerini  ve yetkililerle görüşmelerini organize etmek; bu ziyaret ve görüşmelerde kendilerine eşlik etmek; gerektiğinde çevirmenlik yapmak ve yapılmasını sağlamak,

g)   Yabancı bir ülke ya da kurum tarafından yapılan bir davete uyulup uyulmayacağı konusunda makamın onayını almak; davet sahibi ülkeye ya da kuruma bildirmek. Kurum adına gidecek kişi ve/veya heyetle ilgili olarak pasaport, vize vb. İş ve işlemleri yürütmek,

h)   Kurum yöneticisinin görev devir-teslim törenlerini ya da göreve başlama törenlerini düzenlemek,

i)   Kurum yöneticilerinin tebrik, teşekkür ve taziye mesajlarını hazırlamak  ve bunları ilgili kişi ve kuruluşlara göndermek,

j)   Yabancı konukların Anıtkabir ziyaretlerini ve kurumun kuruluş yıldönümlerinde kurum yöneticisinin Anıtkabire ya da Anıtına çelenk sunmasını sağlamak,

k)   Kurumda görev sırasında iken vefat eden personelin cenazesi töreni gerektiğinde, görevden ayrıldıktan sonra vefat eden kurum yöneticilerinin kurumsal cenaze törenlerini düzenlemek,

l)   Kurum yöneticisinin veya çocuklarının kamusal alanda yapılan evlenme (nikah, düğün) törenlerinin organizasyonunda protokol yönünden yardımcı olmak,

m)   Kurum hizmet binası önünde, makam odasında, toplantı, konferans, kongre ve brifing salonunda, tören alanında ve salonunda ulusal ve kurumsal bayrakların konması, bulundurulması ya da çekilmesi ve indirilmesi görevlerini yerine getirmek,

n)   Makam odalarını, toplantı, brifing ve tören alan ve salonlarını mevzuata ve protokole uygun olarak düzenlemek,

o)   Kurumun Protokol Yönergesi’ ni ve kurum protokol sıra düzenini hazırlamak ve uygulamak,

p)   Kurumun Şeref  Defteri’ni tutmak,

q)   Kurumun merkez, taşra ve yurtdışı birimlerinde her kademede görev yapan yöneticiler ile kurumda işe alınan ve halka hizmet sunan bütün görevliler için “Protokol ve Sosyal Davranış Kuralları” seminerleri düzenlemek,

r)   Cumhurbaşkanı, Başbakan, Bakan, Müsteşar ve Vali’nin kuruma ve bağlı kurumlarımıza yapacakları ziyaretlerde gerekli tedbirleri almak,

s)   Fiziksel Aktivite ve Sağlıklı Yaşam Projesi,

t)   Yarışmalarda dereceye giren okul, kurum ve sporculara ödül verilmesini sağlamak,

u)   Milli ve Mahalli Bayramlarda gerekli hazırlıkları yapmak, koordineyi sağlamak, toplantılarına katılmak, (İlgili Şubelerle koordineli)

v)   Ankara’nın Başkent Oluşu, Atatürk’ün Ölüm Yıl Dönümü, Atatürk’ün Ankara’ya Gelişi, Gençlik Haftası çalışmalarını yürütmek üzere okul ve kurumlarla iş birliği yaparak bu günlerin anlam ve önemini belirtmek üzere yapılacak törenlere ilişkin gerekli organizasyonu yapmak.

w)   Öğrencilerin ulusal ve uluslararası sportif ve izcilik etkinliklerine ilişkin iş ve işlemlerini koordine etmek ve yürütmek, (ilgili şubelerle koordineli)

x)   Kutlama veya anma gün ve haftalarının programlarını hazırlamak,uygulamak,

y)   Sporcu öğrencilere yönelik hizmetleri planlamak, yürütülmesini sağlamak,

z)   Şubeniz ve büronuzda gizlilik derecesi ile teslim alınan evrak ve dosyaların gizliliğinden sorumlu olmak, 

aa)   Milli Eğitim Müdürünün vereceği diğer görevleri yapmak.